Введіть в інтернет-пошуковику словосполучення “електронний документообіг” і порахуйте, скільки систем е-документообігу вам запропонували. Український ринок налічує понад 20 систем — популярних та не дуже, платних та безкоштовних, з можливістю працювати у браузері чи інтегрувати систему в CRM підприємства. Така кількість пропозицій свідчить про значний попит, а отже — про зростання популярності е-документообігу в бізнесі. І не дивно, серед найбільших його переваг – економія часу та грошей, зручність, простота та безпечність. Аби перевірити всі плюси електронного формату на практиці, варто дослідити тонкощі переходу на ЕДО. Пропоную зробити це разом, тут і зараз.
Юридична сила електронних документів
Поняття електронного документу передбачає фіксування інформації в ньому у вигляді електронних даних, враховуючи обов’язкові реквізити документа. Його юридична сила закріплена законом і не може бути заперечена тільки через його форму.
Електронний документ стає оригіналом після накладення на нього електронного підпису, який є аналогом власноручного. Тому паперова копія ніколи не може бути оригіналом такого документа. Водночас при копіюванні файлу електронного документа, ви отримаєте другий оригінал електронного документа.
Існує низка українських сервісів для підписання документа онлайн, серед яких сервіс на порталі Дія, сайт Центрального засвідчувального органу, сайт інтегрованої системи електронної ідентифікації id.gov.ua та інші. Такі сервіси дають можливість послідовно підписати документ з контрагентом і перевірити чинність підпису.
Укласти договір з іноземним контрагентом із використанням кваліфікованого е-підпису на сьогодні неможливо. Для цього потрібне взаємне визнання між країнами електронних довірчих послуг, над яким наразі працює Мінцифри. Разом з тим, можливо у власноручно підписаному договорі передбачити підписання додаткових угод, актів та інших супутніх документів за допомогою онлайн сервісів, на зразок DocuSign, DocHub, HelloSign, SignNow, Adobe тощо. Дані сервіси дозволяють створити е-підпис у вигляді графічного зображення або ініціалів. Але важливо пам’ятати, що використання кваліфікованих електронних підписів забезпечує високий рівень довіри до схем електронної ідентифікації в Україні.
Електронні документи як докази у суді
Підписаний електронний документ може використовуватися як письмовий доказ у суді. Тут діють загальні правила доказування й оцінки судами доказів і в разі необхідності суд може призначити експертизу.
Якщо учасник справи надає засвідчену паперову копію електронного документа, він мусить повідомити про наявність у нього або іншої людини оригіналу е-документа. Ви також можете отримати запит від суду на витребування оригіналу електронного доказу.
Що є датою набрання чинності е-документа
“Що саме вважати датою складання первинного документа у бухгалтерському обліку операцій — фактичний час його складання чи дату накладання останнього КЕП?” — те, що чи не найбільше турбує українських підприємців у відносинах з контрагентом.
Насправді, дата накладання електронного підпису на документ не обов’язково є датою набрання ним чинності. У бізнесі доволі розповсюдженими є випадки, коли договір почав діяти за деякий час до того, як він був підписаний. Все залежить від умов самого договору. Тож найліпшим варіантом буде включення у договір формулювання "Договір набирає чинності з [дата]".
Про архівне зберігання електронних документів
Документи, залежно від ступеня їх важливості, можуть зберігатися 3 роки, до 10 років включно, більше 10 та навіть до 75 років. Терміни зберігання електронних документів збігаються з термінами зберігання паперових. При цьому існують документи, які дозволяється зберігати лише в електронній формі, а деякі з них потрібно зберігати і в електронній і в паперовій формах — такими є, зокрема, документи постійного і тривалого зберігання (понад 10 років) та документи зі строком зберігання 75 років.
Для підготовки електронного документа до архівного зберігання створюється архівний електронний XML-документ за відповідною йому еталонною XML-схемою. Щоб забезпечити можливість однозначної ідентифікації архівного документа в е-документообігу при зміні переліку форматів, файлу присвоюється унікальне ім’я.
Подання електронних документів до податкової
Якщо документи складені в електронній формі з дотриманням усіх вимог українського законодавства у сфері електронного документообігу та довірчих послуг, їх безперешкодно можна подавати до ДПС. Розділ “Листування з ДПС” Електронного кабінету дозволяє надіслати довільну кореспонденцію (лист, запит тощо) до відповідного органу ДПС.
Для великих та середніх підприємств подання податкової декларації в електронній формі — це обов’язок. Усі платники податку на додану вартість зобов’язані подавати звітність контролюючому органу онлайн і Електронний кабінет платника є найвдалішою платформою для цього. Для подачі звітності необхідно приєднатися до договору про визнання електронних документів.
Як державі та бізнесу взаємодіяти онлайн
Сьогодні не всі системи е-документообігу в Україні взаємодіють між собою. Тому система електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ), яка часто використовується і бізнесом, є найліпшою платформою для переходу в онлайн. Саме завдяки їй можливо створити цифровий простір для взаємодії держави та бізнесу.
СЕВ ОВВ призначена для автоматизації процесів створення, надсилання, передачі, одержання, оброблення, використання, зберігання, знищення документів в електронній формі, що не містять інформації з обмеженим доступом, із застосуванням кваліфікованого електронного підпису або кваліфікованої електронної печатки. В залежності від способу під’єднання – СЕВ-СЕД (модуль для швидкого підключення) або інтеграційної взаємодії – можна працювати з системою у браузері або інтегрувати систему електронного документообігу з СЕВ ОВВ.
Повна відмова від паперу, звичайно, потребує часу та глибокого занурення в тему. Але це й так обов’язкові вимоги для ведення будь-якого бізнесу. Натомість переваги, які отримають українські підприємці від електронного документообігу, безцінні і найголовніше – бізнес частково зможе захиститися та зміцнити свої позиції під час кризи. Адже пандемія коронавірусу довела: хто ще не в онлайні – той за бортом. Тому нехай перехід на електронний документообіг стане тим уроком, який ми винесемо сьогодні.