У адміністраторів ЦНАП м. Суми щоденно виникає необхідність перевірки повноважень особи, що замовляє адміністративну послугу, подає звернення, запит на інформацію чи записується на прийом до посадовців. При цьому особлива увага приділяється випадкам наявності відповідних повноважень представника особи, в тому числі за довіреністю.
Представництвом є правовідношення, в якому одна сторона (представник) зобов’язана або має право вчинити правочин від імені другої сторони, яку вона представляє.
Правочин, вчинений представником, створює, змінює, припиняє цивільні права та обов’язки особи, яку він представляє (ст. 239 Цивільного кодексу України, далі – Кодекс).
Ст. 244 Кодексу передбачено, що представництво, яке ґрунтується на договорі, може здійснюватися за довіреністю. Представництво за довіреністю може ґрунтуватися також на акті органу юридичної особи.
Довіреність - письмовий документ, що видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами.
Згідно із ст. 245 Кодексу, форма довіреності повинна відповідати формі, в якій відповідно до закону має вчинятися правочин. Довіреність, що видається у порядку передоручення, підлягає нотаріальному посвідченню.
Форма довіреності може бути звичайною письмовою або письмовою нотаріальною. Нотаріально посвідчена довіреність вимагається на вчинення правочину, який потребує нотаріального посвідчення у випадках, передбачених законом або домовленістю сторін.
Відповідно до частини першої ст. 42 Цивільного процесуального кодексу України, повноваження представників сторін та інших осіб, які беруть участь у справі, мають бути посвідчені, зокрема, довіреністю фізичної особи. Довіреність фізичної особи повинна бути посвідчена нотаріально або посадовою особою організації, в якій довіритель працює, навчається, перебуває на службі, стаціонарному лікуванні чи за рішенням суду, або за місцем його проживання.
Нотаріуси посвідчують довіреності, складені від імені фізичної особи або юридичної особи, на ім’я однієї або кількох осіб з чітко визначеними юридичними діями, які належить учинити представникові.
Посвідчені нотаріусами довіреності, а також довіреності, видані в порядку передоручення, припинення їх дії, підлягають обов’язковій реєстрації в Єдиному реєстрі довіреностей у порядку, встановленому Положенням про Єдиний реєстр довіреностей.Довіреність на вчинення правочину, який відповідно до його змісту може бути вчинений лише особисто довірителем, нотаріусом не посвідчується.
У тексті довіреності мають бути зазначені місце і дата її складання (підписання), прізвища, імена, по батькові (повне найменування юридичної особи), місце проживання (місцезнаходження юридичної особи) представника і особи, яку представляють, а в необхідних випадках і посаду, яку вони займають. Чинними законодавчими актами України не передбачено вимоги зазначати у довіреності паспортні дані довірителя та повіреної особи.
Ст. 247 Кодексу встановлено, що строк довіреності встановлюється у довіреності. Якщо строк довіреності не встановлений, вона зберігає чинність до припинення її дії. Строк довіреності, виданої в порядку передоручення, не може перевищувати строку основної довіреності, на підставі якої вона видана.
Представництво за довіреністю припиняється у разі закінчення строку довіреності; скасування довіреності особою, яка її видала; відмови представника від вчинення дій, що були визначені довіреністю; припинення юридичної особи, яка видала довіреність; припинення юридичної особи, якій видана довіреність; смерті особи, яка видала довіреність, оголошення її померлою, визнання її недієздатною або безвісно відсутньою, обмеження її цивільної дієздатності, смерті особи, якій видана довіреність, оголошення її померлою, визнання її недієздатною або безвісно відсутньою, обмеження її цивільної дієздатності.
У разі смерті особи, яка видала довіреність, представник зберігає своє повноваження за довіреністю для ведення невідкладних справ або таких дій, невиконання яких може призвести до виникнення збитків.
З припиненням представництва за довіреністю втрачає чинність передоручення, а представник зобов’язаний негайно повернути довіреність.
Однією з підстав припинення представництва за довіреністю є її скасування. Особа, яка видала довіреність і згодом скасувала її, повинна негайно повідомити про це представника, а також відомих їй третіх осіб, для представництва перед якими була видана довіреність.
Права та обов’язки щодо третіх осіб, що виникли внаслідок вчинення правочину представником до того, як він довідався або міг довідатися про скасування довіреності, зберігають чинність для особи, яка видала довіреність, та її правонаступників. Це правило не застосовується, якщо третя особа знала або могла знати, що дія довіреності припинилася.
Дублікат довіреності може бути виданий нотаріусом тільки довірителю, так як при його видачі нотаріус з’ясовує відсутність підстав припинення представництва за довіреністю, передбачених ст. 248 Кодексу, які можуть бути перевірені у разі видачі дубліката виключно довірителю.
Крім того, оскільки довіреність є одностороннім правочином, а також враховуючи положення ст. 8 Закону України «Про нотаріат» щодо нотаріальної таємниці, такий документ (дублікат) може бути виданий лише особі, від імені якої вчинялася нотаріальна дія.
Довіреності, які видані іноземними органами і будуть пред’являтися на території України, мають відповідати вимогам, встановленим чинним законодавством України та міжнародним договорам.